들어가는 말
한마디로 요약하자면 행사 준비는 아무나 하는 게 아니었다. 첫 행사라서 그런지 세상 걱정이 모두 몰려들어 속이 다 울렁거렸다. 정신 건강만 생각하면 정말 함부로 시작하면 안 되는 거였다.
첫 행사 기획 및 운영으로 많은 사람들을 힘들게 했지만 2회 차부터 이런 실수를 줄이고자 준비 후기를 남겨본다.
준비 과정
행사 뽐뿌가 가득 찼지만 무엇부터 해야 할지 몰랐다. 결론만 놓고만 실행 단계에서 무엇을 할지 몰라요보다 기획 단계에서 주제가 무엇인지 모르는 게 더 문제였다.
주제 정하기
처음 Tech야,놀자를 기획했을 때는 나 스스로 주제가 명확하지 않았다. 밋업? 테크 톡? 갈피를 잡지 못했고 경험담을 들려줄지 기술 관련한 내용만 발표할지 구체적이지 않았다. 그러다 보니 발표자의 주제 선정도 헷갈리는 부분이 있고, 참가자의 기대 수준도 크게 달랐다.
[행사기획] 행사기획의 기본 에도 잘 설명돼있다.
기획 의도가 명확하지 않아 강사, 참여자 모두 혼란스러웠던 행사로 끝이 났고, 글쓴이는 울며 그 날을 회고했다.
Tech야,놀자는 초기에 테크 톡이었다. 기술적인 내용을 담은 발표를 남기고 싶었다. 그런데 준비 과정에서 야놀자가 어떻게 일하는 지도 들려주고 싶어 졌다. 그러다 보니 밋업처럼 변질돼서 이도저도 아닌 게 되었다. 그럼에도 초기에 잡은 Server-side Node.js with TypeScript 란 주제가 공표 되었다. 참가자 만족도 설문에서도 여실히 나타났다. 누군가는 일하는 방식을 들으러 왔고 누군가는 기술 발표를 기대하고 참가했더라.
정말 짧게 요약할 수 있는 주제를 먼저 선정하자. 그러면 레퍼런스 찾기도 좋다.
장소, 예산
Tech야,놀자의 경우 30~40명 규모의 작은 행사로 기획했다. 솔직히 30명도 못 채울까 봐 두려웠다. 인원 규모가 정해지자 장소 섭외는 일사천리로 진행되었다. 사내에 휴게 공간인 For. REST를 사용할 수 있었기 때문이다. 그런데 이 장소에는 문제가 있다. 야놀자 본사 건물 1층을 통과해서 7층 For. REST로 진입해 야하는데, 1층에서 방문자 확인이 돼야만 게이트를 통과할 수 있다. 원칙대로는 신원 확인 후 모두 방문증을 만들어야 했는데 19시 이후 행사라서 참석자 명단만 제출하면 안전팀이 통과시켜줬다. 다음에는 기회가 된다면 참가자 명찰을 만들어서 1층에서 배부하고 건물 안전팀이 이를 확인하고 게이트를 통과하면 조금 더 수월할 것 같다.
For. REST는 사용 신청을 통해서 특정 날짜의 특정 시간을 사용할 수 있다. 그러니 행사를 기획한다면 미리미리 잡아두면 된다.
예산은 많을수록 좋으나 유료 행사가 아니기 때문에 어디선가 받아와야만 한다. 이때 무엇에 사용할지 잘 정해야 한다. 초기에 간식 정도만 제공할 생각이라서 굉장히 짜게 예산을 불렀는데 후에 행사를 준비할 때 보니 이 외에도 돈 들어갈 일이 많아서 굉장히 후회했다.
아래는 제공한 것과 제공하지 못한 것을 업다운으로 표시해보겠다.
- 👍간식 및 다과 비용
- 👍스태프 명찰(개인비용)
- 👎X배너, 포스터 등 출력물
- 👎스태프 티셔츠
- 👎참가자 선물(급하게 피플파트너실 도움으로 지급)
- 👎발표자 선물
발표자 선물을 주지 못하더라도 참가자와 스태프 관련한 것은 뭐라도 더 챙겨야 했는데 생각도 못했다. 그리고 스태프 명찰은 CXPO실 유미리 님의 도움이 아니었으면 만들지도 못했다.
디자인 의뢰
디자인 의뢰도 꼼꼼히 생각해야만 가능한 부분이었다. 페이스북으로 홍보하고 기술 블로그에 글만 적어서 내보낼 생각이었어서 의뢰를 몇 개 하지 못했는데 실상 들어가는 디자인이 많았다.
- SNS 홍보용 이미지
- 페이스북, 트위터 등 원하는 규격이 다르고 노출하는 형식도 정해야 한다
- 사이니지용 이미지
- 사내에 비치된 사이니지를 통해 노출할 수 있기 때문에 포스터 비용을 아낄 수 있다.
- 기술 블로그 대표 이미지
- 안내 발송용 이메일 이미지
- 템플릿 작업을 했으면 참 좋았을 텐데 아쉽다.
- 참가 및 만족도 설문용 이미지
- 설문지 상단에 들어가는데 아무것도 없으면 낚시성 폼으로 보여서 오해하기 좋다.
- 발표자용 PT 커버 이미지
- 스태프 명찰 이미지
- 참가자 명찰 이미지
- 행사장 안내 인쇄물 이미지
- 행사장 안내 PT 이미지
이 중 실제로 의뢰하고 받은 것은 SNS 홍보용 이미지와 사이니지용 이미지였다. 만약 더 구체적인 그림을 알고 있었다면 일관되게 노출할 수 있었을 것 같은데 아쉽다.
디자인 의뢰는 피플파트너실(HR)을 통해 제공받는데 이때도 어느 정도 양식이 있다.
- 주제
- 장소, 일시, 참석 대상자
- 이미지에 넣고자 하는 주요 사항들
- 디자인 컨셉
- 레퍼런스 이미지
그리고 디자인 의뢰는 최소 2주 정도로 여유로운 게 좋다. 그래야 디자인 수신 후 수정 요청도 가능하고 디자이너도 편하게 작업할 수 있다. 많은 산출물을 얻고 싶다면 충분한 시간이 필요하다.
행사 안내문 작성하기
행사 안내는 모객 시점부터 필요하기 때문에 모객을 앞두고 반드시 작성해야 한다. 이때 이 안내문만 읽고 참석이 가능하게 유도하는 게 좋다. 이 부분을 놓쳐서 초기에 배포된 안내문이 매우 부실했다. 그렇다 보니 혼선이 발생했다. 그리고 참석자 선정 방식 등은 서술하지 않는 게 좋다. 이후 운영하면서 변경되는 부분까지 모두 대외적인 설명이 필요하다.
다음 사항은 꼭 추가해야 하는 부분이다.
- 소개글
- 일시 및 장소
- 신청방법
- 발표 내용
특히나 발표가 있다면 이 부분이 핵심 컨텐츠이므로 모객에 큰 도움이 된다. 적어도 1개의 발표라도 간단한 소개 글을 받아서 넣어두도록 하자. 그리고 다른 행사의 안내문을 많이 봐두면 좋다. 준비 과정에서 급하게 찾느라고 여기저기서 본걸 짜깁기했더니 아주 누더기가 나왔다. ex 야놀자 멤버인 강미경(우아한 형제들)님의 도움이 아니었다면 안내문은 정말 폭망 수준이었다.
기타 안내 부분도 별거 아니라고 생각하지 말고 꼼꼼히 적어야 한다.
- 현장 등록 가능 여부
- 참가자 안내 방법
- 행사 당일 건물 내 이동 방법
- 간식이 식사를 대체할 수 있는지 혹은 외부 음식을 가지고 올 수 있는지 여부
- 주차 지원 여부
이외에도 필요하다고 생각되면 주저 말고 추가하자. 처음에는 주차 안내 하나 넣었는데 미경 님 조언으로 많이 챙길 수 있었다. 넣고 보니 다른 행사에도 이것저것 많이 쓰여있는 게 보인다.
SNS 홍보 및 참가자 모객
야놀자에서 개발자 관련한 홍보 채널은 Facebook의 개발자야,놀자가 전부다. 채널이 하나이니 공식적인 홍보는 이곳을 통해서 진행했다. 다만 글쓰기 권한을 가진 분을 찾느라고 고생했는데 다행히 마케팅팀 도움으로 권한을 얻었다. 현재는 다른 분께도 권한이 있어서 나보다 쉽게 공지 등을 올릴 수 있을 것이다.
SNS 홍보글에는 짧게 요약되는 글로 홍보하고 자세한 사항을 상세 안내문에 넣어서 링크했더니 편리했다. 매번 홍보글 수정할 필요 없이 안내문만 수정하면 되기 때문이다.
그리고 참가자 모객은 구글 폼으로 받았다. 이때 들은 지적사항 중 하나가 구글 폼에도 적당한 안내 사항과 상세 안내문 링크가 있었으면 좋겠다는 것이었다. 다음에 행사를 진행하게 되면 반드시 폼에도 안내문 링크를 넣고 전달해야겠다.
무료 행사기 때문에 No Show가 얼마나 될지 몰랐다. 하여 목표 인원만큼만 사람을 받으려고 했는데 큰 오산이었다. ex 야놀자 멤버인 노현석(네이버) 님을 통해서 무료 행사 일 때 평균 얼마나 No Show가 얼마나 되는지 들었다. 무료 행사의 경우 30~40% No Show가 있을 수 있고 비나 눈이 오면 더 높아질 수 있다고 들었다. 다행히 200% 이상 참가자 신청이 있어서 정원 대비 30% 인원을 더 참가자로 선정할 수 있었다. 당일 참석자를 카운트해보니 놀랍게도 30% No Show였다.
한 가지 아쉬웠던 점은 직원분들이 직접 참가 신청을 하거나 지인을 초대하고 싶어했다. 최초에 기획단계에서 이를 고려해서 일반 참가자와 초대 참가자를 나눠 받아야겠다.
발표 사항 체크
이번 행사를 준비할 때 가장 못한 부분이 이것이었다. 발표자 중 일찍 준비한 분이 있는가 하면 업무에 밀려서 늦게 준비한 분도 있었다. 이 부분을 미리 체크해서 데드라인을 만들었다면 발표 컨텐츠가 더 풍부했을 것 같다.
3자를 통해 어떤 부분을 추가해야 할지 알아가는 발표 리뷰를 마련해야 한다.
예비 발표 준비
진행에 따라 갑자기 시간이 늘어지거나 짧아지는 변수가 있다. Tech야,놀자는 앞의 2 세션이 빨리 끝나서 시간이 많이 생겼다. 이때 예비 발표가 있었다면 정말 매끄럽게 진행될 수 있었겠다.
당시 현장에서 갑작스럽게 채용 관련 QnA를 진행했어서 세션을 맡아주신 분이 많이 당황했다. 듣는 분들도 만족스럽지 못했다 꼭 하나쯤 미리 준비해두자.
행사장 준비
행사 당일에는 어떤 준비를 해야 할까? 사실 리셉션에 컴퓨터 올려두고 간식만 준비하면 될 줄 알았다. 실제로 할 일은 더 많았다.
좌석 배치
야놀자의 For REST는 평소에 휴게 공간처럼 사용된다. 하여 좌석배치가 발표하기에 적합하지 않았다. 추가 의자가 꽤 많이 준비되어있으니 미리 올라가서 자리를 깔아야 한다. 그리고 행사 성격에 따라 테이블이나 소파를 활용하면 좋겠다. 소파를 좌석으로 사용했더니 굉장히 편안해 보여서 좋았다.
준비가 어느 정도 되었을 때 빈자리를 찍어서 홍보 채널로 올려두자.
리셉션, 스크린, 음향
리셉션에 홍보물이나 간식 등을 비치한다. 입구에서 바로 보이는 자리라서 큰 혼란 없이 등록이 이뤄졌다. 동선을 안내하는 포스터나 PT가 없어서 아쉬웠다.
마이크와 음향 상태, 스크린은 발표자와 함께 미리미리 확인했으면 더 좋았겠다. 당일날 확인했더니 스크린에 글자가 얼마나 크게 나오는지 확인했을 때 전체 슬라이드를 수정하기에는 시간이 너무 빠듯했다. 그래서 가독성이 떨어지게 작은 폰트가 사용되기도 했고, 스크린 출력 시 대비가 약하여 읽을 수 없는 글자도 있었다. 되도록 80pt이상 큰 글자 사용을 권한다.
음악과 기본 PT
행사장에 진입했을 때 아무런 소리가 나지 않으면 분위기가 너무 빡빡했다. 다행히 스태프 중에 블루투스 스피커가 있어서 하우스 음향 외로 음악을 틀 수 있었다. 미리 플레이 리스트까지 확보하면 더 좋았겠다.
행사장 안에서 참가자가 알아야 하는 정보는 기본 PT를 만들어서 반복시키면 된다. 이걸 모르고 있다가 당일 올라가 보니 아무것도 없는 게 너무 휑해서 만들었다. 디자인도 이상하고 오타도 났다. 미리미리 체크해야 한다.
기타 편의 제공
쓰레기통이 준비되어있지만 여분의 박스 등을 깔아서 추가로 쓰레기를 버릴 수 있게 유도하는 게 좋았다. 기존에 준비된 쓰레기통으로 40명 인원의 쓰레기를 받기에는 조금 모자 라보였다.
에어컨이 특정 시간이 되면 꺼지는 것 같았다. 40명이 모이니 금방 더워졌다. 다행히 에어컨 리모컨이 비치되어있다. 에어컨 작동 여부를 확인하고 조치해야 한다. 당일 더운지 몰랐는데 행사에 참석했던 분이 알려줘서 에어컨을 켜게 되었다.
행사 진행
행사 진행은 순서 안내만 있으면 충분할 것으로 생각했다. 하지만 앞서 말한 에어컨 미동작 같은 문제가 발생한다.
진행자와 관찰자
행사가 타임 테이블과 같이 진행되지 않더라. 각종 변수가 생긴다. 이때 안정적으로 상황을 정리하고 알려주는 진행자가 필요하다. 다행히 스태프 중 진행을 맡아주시는 분이 있었다. 인원이 부족해도 이 일만 챙기는 분을 꼭 지정해두자.
그리고 진행자가 보는 시선과 다르게 전체를 바라보는 관찰자가 필요하다. 돌발 상황을 인지하고 지시를 내려야 한다. 발표도 함께 준비하느라 이 부분을 소홀히 했더니 참가자들이 어떤 상태인지 파악이 되지 않았다. 이 부분은 스태프와 미경 님의 도움이 정말 컸다.
사진 촬영 및 동영상 촬영
사진이나 동영상을 기록해두면 좋다. 사진은 생각지 못하고 있었는데 스태프 유용우 님(CX개발실)이 자발적으로 촬영해줘서 그나마 기록을 가지게 되었다. 되도록 스태프 중 사진 촬영만 담당할 사람을 섭외하면 좋겠다. 반드시 좋은 카메라가 아니어도 된다. 사진이 없는 것보다 휴대전화로 찍은 사진이라도 있는 게 좋다.
발표를 기록하는 동영상 촬영은 휴대전화로 했다. 나쁘지는 않았는데 휴대전화 배터리 문제가 있었다. 하여 근접에서 촬영한 영상중 하나는 못쓰게 되었다. 그러니 미리미리 보조 배터리를 챙겨둬야 한다. 세션만큼 기록했을 때 저장 공간이 무리 없는지도 미리 촬영해서 체크해볼 필요가 있었다. 다행히 저장 공간은 충분했지만 체크하지 못했다면 영상 전체를 잃을 뻔했다.
촬영하는 스태프는 전문성이 있으면 좋겠지만 없어도 레코드 시작과 끝만 누를 수 있으면 충분하니 전담할 수 있도록 해주자.
행사 후
행사가 마무리되면 빠르게 참석자가 엘리베이터를 이용해서 빠져나간다. 이때 혹시 놓고 간 물건은 없는지 빨리 확인해야겠다. 간혹 물건을 두시고 갈 수 있기 때문이다.
장소 정리하는 일이 필요한데 장소 배치를 크게 바꾸지 않으면 복구도 금방 된다. 또한 일손이 많으면 빠르다. 회사에서 진행할 때는 스태프가 아니라도 동료의 힘을 빌릴 수 있어서 빨리할 수 있었다.
만족도 설문
만족도 설문을 미리 만들어두고 원하는 채널로 작성을 부탁하자. 사실 참석자 설문보다 월등히 적은 수가 수집되지만 의견을 직접 들을 수 있어 도움이 된다. 꼭 미리 준비해서 행사 후 짧은 시간 안에 발송하자. 참석자 시간이 지나면 귀찮아져서 설문을 더 안 할 수 있다.
자료 수집과 정리
사진이나 동영상은 되도록 행사 당일이나 다음날 모아서 공유 폴더에 모으면 좋다. 다행히 스태프들이 알아서 공유해줘서 팀 구글 드라이브에 저장할 수 있었다.
회고 자리
행사가 끝났으니 스태프와 함께 회고해야 한다. 일이 끝나고 너무 늦게 잡으면 일을 잊을 수 있다고 하니 최소 1주일 안에 진행하자. Tech야,놀자 회고는 행사 후 2일 뒤에 진행했다.
맺는말
돌이켜보면 정말 많은 분들의 힘으로 진행한 첫 행사다. 이렇게 많은 일이 일어날지 꿈에도 몰랐다. 참석자가 모두 오기는 할지 불안에 떨었고 행사가 끝나자 피드백을 보면서 피눈물을 흘리기도 했다. 하지만 어쩌랴. 내가 부족한 탓인 것을.
그래도 동료 덕분에 너무 감동받았다. 너무 피곤했지만 집에 가서 아내에게 감동을 전하느라 일하는 아내를 괴롭혔을 정도다. 이렇게 적극적인 동료들이 주위에 있다는 점이 너무 행복했다.
감사 인사
- 행사 준비에 컨설팅해주고 당일에도 많은 부분을 챙겨준 ex 야놀자 멤버 강미경 님
- 작두 위에서 내려온 듯한 No Show 조언해 주신 ex 야놀자 멤버 노현석 님
- 행사 준비 시작부터 끝까지 잘 챙겨주신 윤하영 님
- 이름표며 촬영용 삼각대며 말하지 않아도 챙겨준 유미리 님
- 발표 듣고 싶었을 텐데 궂은일 하느라 수고한 이태현 님, 양문규 님, 유용우 님
- 집도 먼데 당일 갑자기 일손을 빌려주신 김연지 님
- 리셉션에서 활약해주신 김수연 님
- 바쁜 일정에도 발표자로 참여해주신 박선영 님, 이병준 님
- 이 행사가 있기까지 물심양면으로 지원해주신 최성일 님
- 행사 준비에 여러모로 도와주신 김우리 님, 김지현 님
- 바쁜 일정에도 디자인해주시느라 고생하신 김하람 님
이 외에도 당일 도와주신 많은 분들 정말 감사합니다. 이렇게 많은 도움을 받을 수 있을지 생각도 못했습니다. 여러분이 있어 정말 행복했습니다. 다음에도 잘 부탁드립니다.